Hablar no es escribir

Aunque las presentaciones orales coinciden con las escritas en que ambas deben definir bien su objetivo, ser claras, concisas, precisas, adaptadas al público y bien organizadas, el exponer un tema por escrito no es lo mismo que exponerlo oralmente. Hablar no es escribir porque:

• La presentación oral tiene un límite de tiempo en el que hay que saber ganar la atención del público.
• Escuchar es cansado: no es una actividad pasiva, como se piensa, sino activa, ya que requiere un alto grado de participación y concentración.
• Hay diferencia entre el número de palabras que se pueden decir en un minuto (entre 135 y 175) y las que se pueden escuchar en ese tiempo (unas 300-400). Quienes no saben escuchar usan el tiempo que les sobra para distraerse, preparar una respuesta, discutir mentalmente con el ponente, etc.
• La capacidad de escuchar tiene un límite: no se puede "reescuchar" al ponente y oír de nuevo lo que acaba de decir. Pararse a tomar notas de un punto particularmente interesante conlleva el que se pierda fácilmente el hilo de lo que el ponente continúa diciendo mientras el oyente escribe.
• Con cierta frecuencia existen (o pueden existir) distracciones en la sala: teléfonos móviles, oyentes que salen o entran, ruidos externos, etc.

El médico que prepara una exposición en público ha de ser consciente de todo ello para hacer una disertación útil, interesante y documentada, y al mismo tiempo amena, clara y no excesivamente densa.

Reglas para evitar el aburrimiento de la audiencia

Aburrir a la audiencia es el primer y principal temor de todo ponente. Al hablar de temas médicos, la pérdida del interés de la audiencia no depende siempre de la calidad real de lo expuesto sino del cómo se expone. Aunque las normas que siguen no son una garantía de éxito, son ciertamente una garantía de fracaso si no se cumplen.

• Conocimiento de la audiencia
  • Conecte con las expectativas de los oyentes. Si los oyentes piensan que le expuesto no es de utilidad para su práctica médica, lo más probable es que dejen de interesarse por lo expuesto o, cuanto menos, lo olviden tan pronto salgan del auditorio. Muchos temas de investigación punta pueden tener algún, o algunos, aspectos que los conecte con la práctica diaria, y éstos son los que deben ser resaltados. Cuantas más cosas sepa el ponente sobre su audiencia, más garantías tendrá de poder satisfacer sus expectativas y conseguir que su ponencia sea recordada con satisfacción.
• Claridad de los objetivos
  • Tenga claro cuáles son los objetivos de la exposición. Antes de hablar, es conveniente haberse respondido a una serie de preguntas: ¿qué se quiere conseguir con esta charla? ¿cuál es su objetivo? ¿se trata de informar, convencer, enseñar, motivar o justificar? No siempre es necesario explicitar estos objetivos a la audiencia de forma directa, pero sí es necesario que al menos el ponente los tenga muy claros en su cabeza.
• Exposición organizada
  • Realice la exposición de forma organizada. Una presentación desorganizada es difícil de seguir, especialmente en la exposición de temas médicos, que ya de por sí suelen requerir una buena dosis de esfuerzo para su comprensión. Una exposición desorganizada asegura el aburrimiento del público, no tanto por la desorganización en sí, sino porque hace que en la mente de los oyentes nazca la duda de que quien no es capaz de estructurar bien una ponencia, puede ser que tampoco tenga la talla intelectual que se le supone como ponente.
• Exposición no exhaustiva
  • Diga lo justo y necesario, pero no más. Voltaire tenía razón: quien quiera aburrir a la audiencia no tiene más que decir todo lo que sabe. Cuando el tiempo de exposición es limitado (y siempre lo es, por cuanto la resistencia mental de la audiencia suele tener un límite no superior a los 45-60 minutos, como mucho) y el tema de la ponencia es amplio, es conveniente escoger unas pocas ideas clave que transmitir, repetirlas tres veces con diferentes palabras y acabar antes del tiempo señalado. Esto deja tiempo para un necesario diálogo con los oyentes que, entre otras, tiene la gran ventaja de dar al ponente la posibilidad de aprender de lo que sus oyentes preguntan o dicen.
• Entusiasmo equilibrado
  • Evite la voz monótona y excesivamente lenta. El ponente tiene que transmitir el entusiasmo e interés que él mismo siente por lo que expone. Ciertamente la velocidad de exposición no es fácil de determinar: tan negativa es una presentación lenta como la excesivamente rápida.
• Ayudas visuales adecuadas
  • Utilice diapositivas o transparencias adecuadas y adecuadamente. Cada elemento de ayuda visual debe tener su razón de ser en la charla. Existen técnicas para saber cómo escribir y diseñar una diapositiva o una transparencia; su elaboración y presentación correcta (en proyección única o doble), debe seguir unas normas muy precisas para que sea realmente eficaz. No hay nada que haga perder más la atención del publico que un ponente leyendo una diapositiva que todos pueden leer, o tratando de explicar una que nadie puede leer. Mire al público, no hable a la diapositiva.

¿Leer o no leer?

Casi siempre será mejor no leer la presentación de manera literal. ¿Por qué? Porque la mayoría de las personas no saben leer en público de forma amena, con inflexiones de la voz, mirando al público frecuentemente, o cambiando la expresión facial para acompañar la lectura. Si la lectura separa de la audiencia (lo que es habitual en quienes no son expertos lectores en público, y los médicos no suelen serlo), es mejor hacer la presentación no leída. Otra razón para hacerlo es que el lenguaje escrito, más estereotipado, es generalmente distinto del lenguaje oral, más flexible y coloquial.

De todas formas, si se decide a leer la presentación, debe ser redactada en un lenguaje más adaptado a la comunicación verbal. Éstos son algunos consejos útiles:

• Escúchese antes
  • Grabe su ponencia antes y escúchese. Esto le dará la oportunidad de ser su propio espectador. Con pocas veces que lo haga, aprenderá tanto de su propio estilo que en poco tiempo ya no precisará hacerlo más.
• Lea conversando
  • Lea su texto como si estuviera conversando con una sola persona y no con 50 o con 500.
• Exprese corporalmente
  • Utilice la expresión corporal para enfatizar los pasajes que desee: cuide las expresiones de la cara, mueva las manos moderadamente y sobre todo, no olvide sonreír de vez en cuando. Ello rompe la monotonía de una facies inexpresiva y de un tono igual; ambas cosas son más frecuentes en quien lee que en quien habla.
• Mire de frente
  • Mantenga contacto de ojos con la audiencia. La persona que lee con la cara pegada al papel y no levanta los ojos periódicamente tiene asegurada la indiferencia del público. Cuando mire al público, hágalo de frente para que haya contacto de ojos; en momentos concretos, puede hacer pausas de 2-3 segundos en la que pasear la vista por la sala. Se dará cuenta de que la audiencia sigue su exposición y que está atenta a lo que va a decir a continuación.
• Mantenga la cabeza elevada
  • Escriba el texto en el tercio superior de la hoja. Esto le ayudará a mantener la cabeza levantada.

Cuando se encuentra ante el público

Para quien escucha, la "impresión" que le da el ponente es tan importante como lo que dice. Las formas de la comunicación verbal, la expresión, deben cuidarse tanto como el contenido. He aquí algunas claves de éxito:

• Cuidar el inicio
  • Sea breve al agradecer la invitación a hablar, sobre todo si participa en una mesa redonda: cuando todos los ponentes comienzan con la misma frase de "agradezco la invitación a participar en esta mesa redonda" resulta tan obvio y predecible lo que van a decir, que los oyentes agradecen la máxima brevedad.
• Voz grave y articulada
  • Use un tono grave, hable clara y articuladamente (no es lo mismo que lentamente) y haga pausas (sobre todo si lanza alguna pregunta a la audiencia). La voz aguda, rápida e ininterrumpida transmite la impresión de ansiedad y un ponente ansioso es un ponente desvalorizado. Hablar claro y en un tono algo más grave obliga a articular las palabras y ayuda a evitar el temblor de voz que hasta los más expertos ponentes pueden padecer. Evite expresiones estereotipadas y repetitivas, o el tan frecuente carraspeo constante de muchos ponentes.
• Mirar a la audiencia
  • Mire a la audiencia de frente, como miraría a una persona con quien estuviera conversando. ¿Se imagina hablando con alguien y mirando al suelo, al techo o a las paredes en vez de mirarle a la cara? Incluso cuando utilice diapositivas, mantenga la sala con algo de luz para poder mirar a los oyentes. Evite el defecto tan frecuente en los ponentes poco expertos de hablar mirando sólo al presidente de la mesa o a una persona en concreto en vez de al público en general.
• Expresión corporal
  • La postura, los gestos y la expresión de la cara son importantes. Si tiene la posibilidad de obtener un video de su ponencia puede aprender mucho de los gestos, tics o movimientos repetitivos que debe corregir. Evite por ejemplo, caminar de un lado para otro o jugar con cosas en sus manos: todo ello indica nerviosismo.
• Micrófono: ¿le oyen?
  • Asegúrese de que el micrófono funciona correctamente antes de iniciar su exposición. Si es fijo, evite que la audiencia se quede sin sonido cuando Ud. gira la cabeza a un lado o hacia la diapositiva que está detrás.
• No abusar del puntero
  • No lo utilice en exceso. Debiera utilizarse sólo para diapositivas de tablas o gráficos y casi nunca para las de texto. Apoye la mano en el antebrazo opuesto para evitar el temblor, que siempre es amplificado por la distancia. Apague el puntero láser cuando no lo use, so pena de encontrarse a la audiencia mirando a un punto luminoso que se mueve por el techo.
• Dialogar en las preguntas
  • Si se encuentra que nadie hace preguntas, tenga preparada alguna Ud. mismo para romper el silencio. Una estrategia para ello es comenzar diciendo: "Una pregunta que me hacen frecuentemente es". Maneje el turno de preguntas y tome preguntas de todas las partes de la sala. No deje que una persona monopolice el tiempo. Sea breve en las respuestas. Repita la pregunta para aquellos de la audiencia que no la han podido oír (de paso, esto le ayudará a organizar mentalmente su respuesta). Si desconoce la respuesta, no tenga reparo en decir que no tiene una contestación ahora, pero que con mucho gusto la buscará y se la dará.
• Acabar a tiempo
  • Acabe puntualmente. Dé las gracias a la audiencia y sonría.

Cómo superar el nerviosismo

Existen algunos recursos (no farmacológicos) que son de gran ayuda:

• Esté convencido de que, aunque casi nadie lo puede evitar, a casi nadie se le nota y que prácticamente todos los ponentes, famosos incluidos, se ponen tan o más nerviosos que Ud. La única diferencia es que ellos notan que están nerviosos pero los oyentes no. Un hecho real y demostrado es que aunque el orador tenga el corazón que se le sale del pecho, las manos frías y sudorosas y la boca seca, la audiencia no lo nota en absoluto o muy poco.
• No se tome a Ud. mismo muy en serio. Ríase de sus propias equivocaciones e incluso comente jocosamente con la audiencia algunos de los gazapos o traspiés que ha tenido en algunas de sus presentaciones y ríase de ellas con los oyentes.
• Interaccione con los oyentes. Pregunte a la audiencia, dialogue con ellos. Hablar "con" es más relajante que hablar "a", y le ayudará a eliminar los nervios.